お申し込みの登録処理

お申し込みの登録処理

こんにちは。
今週は私、東京センターの笹原利浩(ササハラトシヒロ)が担当致します。

今回のテーマは、お申し込みの登録処理です。

今、私はお申し込みの登録処理や各種書類の発送、最終的な参加を電話で伺う等の
研修のサポート業務を行う研修部門に所属しています。
その中で、「マネジメント養成６か月研修」や「業績アップ６か月研修」等の
実務研修を取り扱う特別研修担当として仕事をしています。
担当業務の１つにお客様から頂いたお申し込み書の登録処理があります。

このお申し込み書を基に研修資料の発送や、名札作成などを行うので、
最初にチェックする者として、資料の送付先住所や名前等の項目をしっかり確認し
不足があれば調べて記入するようにしています。

その中で私が気を付けていることが２つあります。
一つは、正確に行うことも大切ですが、業務に取り組むときは、スピードも大切にしています。
チームで仕事をしているので、自分の業務スピードが遅ければ、
その後に業務を行う方にも影響が出てくるからです。

二つ目に、最終的なゴールをイメージして取り組む事が重要だと考えます。
申し込みの登録処理の最終的なゴールは、
ご受講される研修名や金額など、間違いのない情報が登録されることです。

私の場合、午前中はお昼の12:00迄に一旦処理を完了するということを決めているので、
午前中の一番最初の業務としてお申し込みの登録処理をしています。

午後は、特別研修担当の中で16:30がその日の最終的な完了時間と決まっているので、
15:30には登録処理に取り組むようにしています。

それ以降にお申し込み書をいただいた場合は、できるだけお申し込み書が来る度に処理するよう心掛けています。

お申し込みの登録処理を通して、次の人がどうしたら業務がやり易いか、その人にとって親切か、
また最終的なゴールは何かをイメージすることが習慣化したように思います。

習慣化したことで、チェックをしたお申し込み書を申込みされた順番に並べて、
次に処理を行う方へお渡しするようになりました。

今後もお申し込みの登録処理を正確に、迅速に処理できるように今まで以上の努力と工夫をして参ります。

※お申し込み書はこのように記入させていただいております。
　この一枚一枚のお申し込み書を、丁寧に処理することを心掛けています。