週報ミーティング

皆様、こんにちは。
いつもブログをご覧くださり、誠にありがとうございます。
今週は東京センターの本間仁人（ほんままさひと）が担当させて頂きます。

今回ご紹介させて頂きますのは、
私の所属している経営支援部（営業部門）で行っている週報ミーティングです。

このミーティングは一年ほど前より業務を計画的、効率的に行う為に始まりました。
また、経営支援部内のコミュニケーションの場としても活用しています。

週報ミーティングの主たる目的は、週報を作成することです。
週報とは、次週の自身の案内先をピックアップした表になります。  
この週報を、次週の会社全体としての重要度や、緊急度などをもとに、
案内先を選定し表に起こします。


ミーティングの概要としては、
次週のお客様へのご案内をより的確にそして効率的に行うための計画を立てることを目的として、
お客様にご案内を差し上げる部署のスタッフ（経営支援部)が集まり、
部署・エリアごとに分かれて話し合いをする、というものです。

それでは、このミーティングの流れをお伝えします。
まずは、部署全体で次週の重要業務、緊急業務などを打ち合わせします。
そして、必要に応じて私の所属する経営支援部とは別の部門の研修部門のスタッフも入り、
ミーティングを進めます。


その後、部署より一段階小さいエリアに分かれ過去一週間の活動の振り返り、
先輩スタッフよりアドバイスを頂きます。

そして、次週の活動の目標を設定します。


その後、上記の写真の表に、ミーティングで扱った重要度、緊急度を元に、
次週の案内先を明確に表記していきます。
そうすることで、実際に案内電話を掛ける際に、なぜ電話を掛けるかが明確になります。
また、可視化されていることにより、その日一日の電話の掛け先が明確になり、
迷いなく活動ができます。

結果として、一つ一つの仕事の目的が明確になるとともに、
効率よく案内電話を掛けることに繋がっています。

例えば、日々案内電話を掛ける際、作成した週報に基づいて行うことで、
迷うことなく電話を掛けることが出来ています。
その結果、発信件数は伸びているように感じます。
今後も週報をもとに、一人でも多くのお客様にご案内を行っていきます。

それでは次回担当は大阪センターの岡田さんです。
よろしくお願いします。
皆様、次回も楽しみにして下さい。

 
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